出張旅費は原則非課税である。また、適切な額で定められた出張旅費規程に基づいて支給される交通費や宿泊費、日当は、実費精算でなくてもかまわない。出張に伴い使用した地下鉄やタクシーなどの交通費は領収書をもらえないケースも多い。こうしたことから、出張旅費の名目で経費の水増しや裏金作りに利用する、いわゆる“カラ出張”が少なくない。税務調査において、出張旅費は必ずチェックされる項目の一つだ。

 調査において無用なトラブルを避けるためには、出張したことを立証するための資料を残しておくことが重要となる。出張旅費規定に基づいての地域ごとに対応した一定額の支給でも非課税だが、これだけでは出張したことは証明できない。出張報告書は架空で作成できるのであてにならない。会社ぐるみでの“カラ出張”は、出張した日とタイムカードとのつじつまあわせもお手の物である。

 そこで、出張したことを証明するためには、客観的な資料が必要になる。例えば、航空運賃や鉄道料金、ホテルの宿泊費などを実費精算として領収書が残るようにする。実費精算でなくとも、新幹線の乗車券や飛行機の搭乗券のコピーを出張した社員から入手するなどの管理方法が考えられる。また、出張した訪問先を明らかにできる名刺やカタログなどの関連資料を保存しておくことも効果的だ。

 調査で“カラ出張”とされれば、支給した出張旅費相当額が社員に対する賞与として源泉徴収の対象となり、仮装・隠ぺいによる重加算税が課される可能性が高い。会社ぐるみの裏金作りであれば、確実に重加算税の対象となる。また、出張の名目で取引先とゴルフに行った場合は、宿泊費や交通費等相当額が交際費課税の対象となる。出張旅費は、実費精算でなくても非課税となるだけに、調査を見越した充分な管理が求められよう。

 なお、従業員の出張旅費について実費精算する場合は、従業員が記入して会社に提出する「精算書」に基づいて支給するのも一方法だ。「精算書」には、従業員名、旅行内容及び支払金額等を記載し、宿泊費に係る領収書等はその「精算書」の裏に貼付する。その際、その「精算書」と出張旅費の支払額等をまとめて記載した帳簿を併せて保存すれば、実費精算の出張旅費に係る仕入税額控除の適用要件を満たすものとして取り扱われる。